Hoe bereik je in deze tijd je publiek? En hoe ga je als organisatie met betrokken partijen in gesprek? Aan een klassieke inloopavond zitten vanwege de coronamaatregelen nu wat haken en ogen. Hoe bevalt het alternatief: een online bijeenkomst? Communicatieadviseurs Harmke Martens en Elleke Evers delen hun ervaringen.

Harmke is communicatieadviseur en ondersteunt het gebiedsprogramma Beter Bereikbaar Gouwe  van de provincie Zuid-Holland. Voor Beter Bereikbaar Gouwe en het provinciale project N207 Zuid zijn drie online bijeenkomsten georganiseerd. Voor bewoners, bedrijven, belangenorganisaties en een voor raads- en statenleden. Harmke: “Het organiseren van een succesvol webinar is geen ‘piece of cake’. Er komt veel bij kijken en is heel wat anders dan het organiseren van een reguliere bijeenkomst in een zaal.”

Techniek moet kloppen

“Een webinar staat of valt met de techniek”, vertelt Harmke. “Beeld, geluid, streamen, vloeiende overgangen. Het lijkt simpel, maar alles moet kloppen. Daarom kozen wij ervoor met een webinarbureau samen te werken.”

Interactie is een must

“Online presenteren is wat anders dan presenteren voor een zaal vol mensen. De presentator heeft een veelomvattende rol, het verhaal moet vlot van start gaan en de vaart moet erin blijven. Sprekers moeten hun verhaal visueel ondersteunen en de kijker betrekken en stimuleren om mee te doen. De slides van de presentatie moeten ook duidelijk zijn. We hebben kaartmateriaal gaandeweg de webinars aangepast, omdat er reacties kwamen op kleurgebruik en zichtbaarheid.

Kijkers konden vanuit huis meedoen aan polls en v ia chats vragen stellen. Daar werd goed gebruik van gemaakt. De vragen werden door een team van collega’s, zogenaamde moderatoren, achter de schermen beantwoord of in de studio besproken. Moderatoren zijn belangrijk, ze vormen de schakels tussen de kijkers en de presentator in de studio. Alle vragen van de kijkers zijn verzameld, voorzien van een antwoord en op de website van beterbereikbaargouwe.nl gepubliceerd.

Voor het complete studioprogramma maakten we een gedetailleerd script met tijdsblokken, hoofdstukindeling, overgang van sprekers, wisselslides, interactieve polls en waarderingsvragen achteraf.”

 Waardering

“Het aantal mensen dat zich heeft aangemeld voor de online bijeenkomsten van Beter Bereikbaar Gouwe is vergelijkbaar met de reguliere ‘fysieke’ bijeenkomsten: 120 tot 150 personen. Ook is met de online sessies nieuw publiek bereikt dat niet eerder aanwezig was bij bijeenkomsten van Beter Bereikbaar Gouwe. De kijkers van de verschillende bijeenkomsten waardeerden deze online vorm met een gemiddelde van 4,4 op een schaal van 1 tot 5! Voor ons zeker de overweging waard om dit in de toekomst vaker te doen.”

Groter bereik

Ook Elleke Evers, communicatieadviseur bij de gemeente Scherpenzeel, heeft goede ervaringen met online participatiebijeenkomsten. Ze organiseerde met haar collega’s vijf online bijeenkomsten via WebinarGeek ter vervanging van een fysiek vragenuur met wethouders en was dagvoorzitter voor deze sessies. Het bleek een goede manier om nieuwe doelgroepen te bereiken. Elleke: “Ouders met jonge kinderen kunnen makkelijker deelnemen, omdat ze geen oppas hoeven te regelen. En ook jongeren sluiten sneller aan bij een online bijeenkomst. Bovendien is het laagdrempelig voor deelnemers om vragen te stellen. Dit gaat namelijk via een chatfunctie.” Het is daarom de verwachting dat de gemeente ook in de toekomst online bijeenkomsten blijft organiseren. “Maar het vervangt de offline bijeenkomst waarschijnlijk niet. Ik denk dat je deze twee opties het beste allebei aan kunt bieden, om zo veel mogelijk mensen te bereiken.”

Voorbereiding

De voorbereiding van een online bijeenkomst ziet er heel anders uit dan die van een fysieke. “Waar er bij een fysieke bijeenkomst vaak veel tijd en energie gaat zitten in reizen en het regelen van faciliteiten zoals een geschikte locatie en catering, valt dit bij een online sessie allemaal weg”, vertelt Elleke. Maar het kost wel wat oefening om een online bijeenkomst zo natuurlijk mogelijk te laten verlopen, bijvoorbeeld wanneer er van spreker of beeld gewisseld moet worden. “Als voorzitter kun je met WebinarGeek bepalen wie het woord heeft en anderen op ‘mute’ zetten. Maar het voelt niet natuurlijk om iemand halverwege een zin op stil te zetten, ook al moet je echt verder. Een goed alternatief daarvoor is alvast te switchen van beeld, maar het geluid van de spreker nog door te laten lopen. Zo voelt de spreker zelf aan dat het tijd is om af te ronden.”

Sowieso is het aan te raden om een oefensessie te doen en alles alvast samen door te lopen. Waar dienen alle functies voor? Is de wifi stabiel en doet het geluid het goed? Op die manier vis je er altijd nog een paar opstartproblemen uit. “De programma’s zijn niet ingewikkeld, maar je moet gewoon even weten hoe alles werkt. Oefenen is daarom een must. En dan nog steeds blijft het de eerste keren spannend en gaat er wel eens iets mis. Maar het wordt gaandeweg echt makkelijker.” 

Meer weten?

Volg dan de gratis online live-sessie ‘Hoe fix ik mijn online participatie?’ op dinsdag 14 juli om 16.00 uur. Aanmelden kan via de registratiepagina.

Over de auteurs

Elleke Evers werkt als managing consultant bij Future Communication. Ze houdt zich voor de gemeente Scherpenzeel onder andere bezig met de communicatie rondom een zelfstandige gemeente of herindeling met een buurgemeente. eevers@futureocommunication.nl / 06-11041631

Harmke Martens werkt als communicatieconsultant bij Future Communication. Bij de provincie Zuid-Holland houdt ze zich bezig met omgevingscommunicatie in het gebiedsprogramma Beter Bereikbaar Gouwe. hmartens@futurecommunication.nl/ 06-83105799